Databehandleraftale for ServiceOverblik

Aftalen opfylder databeskyttelsesforordningens artikel 28 og bygger på Datatilsynets skabelon til standardkontraktbestemmelser. Den er en del af abonnementsvilkårene.

1. Parterne

• Den dataansvarlige er den virksomhed, der har et abonnement på ServiceOverblik ("I").
• Databehandleren er MF Consult, CVR 41848782, Kragemosevej 6, 4684 Holmegaard ("vi").

I accepterer aftalen sammen med abonnementsvilkårene, når I opretter et abonnement. Står der noget andet om personoplysninger i vilkårene eller i andre aftaler mellem os, går denne aftale forud.

2. Formål og instruks

• Vi behandler kun personoplysninger for at levere ServiceOverblik til jer: drift, support, sikkerhed og fejlretning. Hvad vi behandler, står i bilag A.
• Vi behandler kun oplysningerne efter jeres dokumenterede instruks. Instruksen er denne aftale og det, I gør i ServiceOverblik: de oplysninger, I og jeres brugere lægger ind, og de funktioner og indstillinger, I bruger.
• Kræver EU-ret eller dansk ret, at vi behandler oplysningerne på en anden måde, fortæller vi jer det først, medmindre loven forbyder det.
• Mener vi, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne, siger vi det straks.
• I sørger for, at der er lovligt grundlag for det, I lægger ind. Det gælder også oplysninger om helbred, straffedomme og CPR-numre (bilag A).

3. Fortrolighed

• Kun personer, der har brug for det for at drive og supportere ServiceOverblik, har adgang til jeres oplysninger. De har tavshedspligt.
• Vi ser kun på jeres data, når det er nødvendigt for drift, sikkerhed eller fejlretning, eller når I beder os om hjælp.
• Adgangen fjernes, når en person ikke længere har brug for den.
• Beder I om det, viser vi, hvem der har adgang, og at de har tavshedspligt.

4. Sikkerhed

• Vi har de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som artikel 32 kræver ud fra risikoen for de registrerede. De står i bilag C.
• Opdager vi en risiko, som foranstaltningerne ikke dækker, fortæller vi jer det og foreslår, hvad der kan gøres.
• I vurderer selv risikoen for jeres medarbejdere og kunder. Vi giver jer de oplysninger, I har brug for til det.

5. Underdatabehandlere

• I giver os en generel, skriftlig godkendelse til at bruge underdatabehandlere. Dem, vi bruger i dag, står i bilag B.
• Vil vi tilføje eller udskifte en underdatabehandler, skriver vi til jer på e-mail mindst 30 dage før. I kan gøre indsigelse inden da. Finder vi ikke en løsning, kan I opsige abonnementet, før ændringen gælder.
• Hver underdatabehandler får de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne aftale, i en skriftlig aftale.
• Over for jer står vi til ansvar for, at underdatabehandlerne overholder deres forpligtelser.

6. Overførsel til lande uden for EU

• Vi overfører kun personoplysninger til lande uden for EU/EØS efter jeres instruks og efter reglerne i forordningens kapitel V.
• Når I godkender underdatabehandlerne i bilag B, er det også jeres instruks om de overførsler, der står dér. De sker på et lovligt grundlag, fx EU-Kommissionens afgørelse om EU-US Data Privacy Framework eller EU's standardkontraktbestemmelser.

7. Hjælp til jer

• Vi hjælper jer, så vidt det er muligt, når en registreret bruger sine rettigheder: indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Får vi en anmodning direkte, sender vi den videre til jer uden ophold.
• Vi hjælper jer også med sikkerheden (artikel 32), med at anmelde og underrette ved brud (artikel 33 og 34) og med konsekvensanalyser og høring af Datatilsynet (artikel 35 og 36). Det sker ud fra den behandling, vi udfører, og de oplysninger, vi har.

8. Brud på persondatasikkerheden

• Opdager vi et brud, giver vi jer besked uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter, at vi er blevet opmærksomme på det. Så kan I nå at anmelde det til Datatilsynet inden for 72 timer.
• Beskeden siger, så vidt vi ved det: hvad der er sket, hvilke typer oplysninger og cirka hvor mange registrerede det drejer sig om, de sandsynlige følger, og hvad vi har gjort eller vil gøre. Det, vi ikke ved med det samme, sender vi, så snart vi ved det.
• Vi giver besked på e-mail til jeres kontaktperson (punkt 12) og ringer, hvis det haster.

9. Når aftalen slutter

• I kan få en eksport af jeres data, indtil abonnementet slutter, og i 30 dage efter. Derefter sletter vi alle personoplysninger, vi behandler for jer, og alle kopier, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver, at vi gemmer dem.
• Oplysninger i sikkerhedskopier forsvinder, når kopierne udløber. Supabase gemmer de daglige sikkerhedskopier i 7 dage.
• Beder I om det, bekræfter vi skriftligt, at oplysningerne er slettet.

10. Revision og inspektion

• Vi giver jer de oplysninger, der skal til for at vise, at vi overholder artikel 28 og denne aftale.
• I kan selv, eller ved en uafhængig revisor med tavshedspligt, foretage revision eller inspektion hos os. Giv os besked mindst 30 dage før. Hver part betaler sine egne omkostninger.
• Hos underdatabehandlerne fører vi tilsyn ved at gennemgå deres egne revisionserklæringer, sikkerhedsbeskrivelser eller lignende.
• Datatilsynet og andre myndigheder har den adgang, loven giver dem.

11. Varighed

• Aftalen gælder, så længe vi behandler personoplysninger for jer. Den kan ikke opsiges for sig. Den slutter, når abonnementet er slut, og oplysningerne er slettet eller udleveret (punkt 9).
• Ændres reglerne, eller skal aftalen ændres af andre grunde, kan begge parter bede om at forhandle den igen. Ændringer får I besked om på e-mail mindst 30 dage før.

12. Kontaktpersoner

• Hos os: hej@serviceoverblik.dk eller 22 78 10 02.
• Hos jer: den person, der oprettede abonnementet, eller den, I har givet os besked om. Giv os besked, når det ændrer sig.

Bilag A. Behandlingen

Formål

At levere ServiceOverblik til jer: planlægning af opgaver, medarbejder-app, tidsregistrering, fravær, forberedelse af løn, nøgler, beskeder til medarbejdere og kunder og fakturagrundlag. Dertil drift, support, sikkerhed og fejlretning.

Hvad vi gør med oplysningerne

Vi opbevarer, registrerer, viser, søger i, sender (e-mail og SMS), eksporterer (fx lønfiler og fakturakladder) og sletter oplysningerne, når I eller jeres brugere beder om det i ServiceOverblik.

Hvem oplysningerne handler om

• Jeres medarbejdere og andre brugere, på kontoret og i marken, også tidligere medarbejdere.
• Medarbejdernes pårørende, som kontaktperson i nødstilfælde.
• Jeres kunder, både virksomheder og private, og deres kontaktpersoner, også dem med eget login.
• Kontaktpersoner hos jeres leverandører.
• Personer, der optræder på fotos eller i fritekst, fx i noter og beskeder.

Almindelige personoplysninger

• Medarbejdere: navn, e-mail, arbejds- og privat telefonnummer, hjemmeadresse og dens koordinater, medarbejdernummer, stilling, ansættelsesform, ansættelsesdato, sprog, tøjstørrelse, profilbillede, rolle, rettigheder, område og noter.
• Arbejdet: opgaver og plan, check ind og ud med tidspunkt og position, pauser, kørsel, timer, godkendelser, tjeklister, inspektioner, fotos og noter fra opgaver og bestillinger.
• Position: appen måler kun positionen, når en medarbejder trykker check ind eller check ud, og kun mens appen er i brug. Den følger ikke medarbejdere løbende eller i baggrunden.
• Løn: lønform (fx timeløn, elev eller ung under 18), satser og tillæg, lønperioder, lønfiler og bankkonto (reg.nr. og kontonummer).
• Dokumenter om medarbejdere: fx ansættelseskontrakt, AMU-bevis og kørekort.
• Pårørende: navn, telefonnummer og relation.
• Nøgler: hvem der har hvilke nøgler, udlevering og aflevering, og en log over, hvem der har set en nøglekode.
• Kunder og kontaktpersoner: navn, adresse (for private kunder deres bopæl), e-mail, telefon, rolle, sprog, CVR- og EAN-nummer, fakturaoplysninger, aftaler, priser og dokumenter.
• Beskeder: beskeder mellem kontor og medarbejdere, og e-mails og SMS'er til kunder og medarbejdere med modtager og leveringsstatus.
• Login og log: e-mail og adgangskode, en log over hvem der gjorde hvad og hvornår, og tekniske oplysninger som IP-adresse ved login.

Følsomme oplysninger (artikel 9)

• Helbred: fravær registreret som sygdom og medarbejderens egen bemærkning til fraværet. ServiceOverblik har ikke et felt til diagnoser, men en bemærkning kan indeholde helbredsoplysninger. Ansættelsesformen fleksjob kan også sige noget om helbred. Sygefravær kan kun ses af brugere med rettigheden til at se fravær.

Strafbare forhold (artikel 10)

• I kan lægge en straffeattest ind som dokument på en medarbejder.

CPR-numre

• Medarbejdernes CPR-nummer kan registreres, fx til lønsystemet. Kun brugere med rettigheden til HR-oplysninger kan se det.

Varighed og sted

Behandlingen varer, så længe abonnementet løber, og indtil oplysningerne er slettet efter punkt 9. Hvor længe de enkelte oplysninger gemmes undervejs, bestemmer I. Databasen og filerne ligger i EU (Irland).

Bilag B. Underdatabehandlere

Dem, vi bruger i oktober 2026, med det selskab, vi har aftale med. Hvor et selskab i USA behandler oplysninger, sker det efter EU-US Data Privacy Framework eller EU's standardkontraktbestemmelser.

• Supabase (Supabase Pte. Ltd., 65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Singapore 049513): database, login og filer (fotos og dokumenter) og krypterede nøgler til integrationer. Sted: EU, Irland (AWS eu-west-1). Grundlag for overførsel: EU's standardkontraktbestemmelser.
• Vercel (Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA): hosting af web-appen og serverkoden, også planlagte kørsler som påmindelser. Sted: serverkoden kører i EU, Dublin (dub1). Vercel er et amerikansk selskab og kan behandle driftsdata i USA.
• Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA): udsendelse af e-mails, fx invitationer, beskeder og notifikationer. Sted: e-mails sendes fra EU, Irland (eu-west-1) [Mark bekræfter: at afsenderdomænerne i Resend er oprettet i regionen eu-west-1]. Resend gemmer kontooplysninger i USA.
• GatewayAPI (ONLINECITY.IO ApS, CVR 27364276, Buchwaldsgade 50, 5000 Odense C): udsendelse af SMS til kunder og medarbejdere og leveringsrapporter. Sted: EU (Google Cloud, primært Belgien). GatewayAPIs kundeservice i Vietnam kan få adgang efter EU's standardkontraktbestemmelser.
• Sentry (Functional Software, Inc., 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA): fejlrapporter fra web-appen. Før en rapport sendes, fjernes cookies, headere, indholdet af forespørgsler og oplysninger om brugeren, og CPR- og telefonnumre maskeres. Sted: EU, Frankfurt (Sentrys EU-region). Konto- og projektoplysninger ligger i USA.
• Expo (650 Industries, Inc., 624 University Ave FL1, Palo Alto, CA 94301, USA): levering af opdateringer til medarbejder-appen. Expo modtager telefonens tekniske oplysninger, fx IP-adresse og app-version, men ikke indholdet i ServiceOverblik. Sted: USA og Cloudflares netværk, som leverer opdateringen fra en server tæt på telefonen.
• DanskAdresseAPI (WeStack, CVR 41892358, Schaubparken 22, 2. 13., 6700 Esbjerg): opslag af adresser og koordinater, når en adresse gemmes. Det gælder kunders adresser og medarbejderes hjemmeadresser. Opslaget sker fra vores server. Sted: EU, Tyskland (Hetzner).
• cvrapi.dk ([Mark bekræfter: selskab, CVR og adresse bag cvrapi.dk]): opslag i CVR-registret, når I opretter en kunde. Kun CVR-nummeret sendes. Sted: [Mark bekræfter: hvor cvrapi.dk behandler opslagene].

Ikke underdatabehandlere

• e-conomic: forbinder I jeres egen e-conomic-aftale, sender ServiceOverblik fakturakladder til jeres e-conomic-konto, når I beder om det. e-conomic behandler dem efter jeres egen aftale med e-conomic, ikke efter en aftale med os.
• Lønfiler: en fil til fx DataLøn henter I selv ned og lægger ind i lønsystemet. Vi sender intet.
• Rutevejledning: trykker en medarbejder på vejvisningen i appen, åbner telefonen adressen i sin egen kortapp, fx Google Maps.

Bilag C. Sikkerhed

Adgang

• Alle skal logge ind med e-mail og adgangskode. En ny adgangskode skal have mindst 10 tegn, store bogstaver og tal.
• Hver bruger hører til én virksomhed. Row level security på alle tabeller i databasen sikrer, at en bruger kun kan læse og ændre sin egen virksomheds data, også hvis appen har en fejl. Ændringer i reglerne testes og gennemgås, før de sættes i drift.
• Inden for virksomheden afgør rolle og rettigheder, hvad en bruger kan se. HR-oplysninger (CPR og bankkonto), løn, dokumenter, pårørende og sygefravær har hver sin rettighed. Når en rettighed gives eller fjernes, logges det.
• Fotos og dokumenter ligger i lukkede lagre med de samme adgangsregler. Kun virksomhedens logo er offentligt.
• Nøglekoder ligger adskilt fra de øvrige nøgleoplysninger. Hver gang en kode bliver vist, logges det, og appen blokerer skærmbilleder, mens koden står på skærmen.

Kryptering og nøgler

• Al trafik til og fra ServiceOverblik er krypteret (HTTPS/TLS).
• Adgangsnøgler til integrationer, fx e-conomic, gemmes krypteret i Supabase Vault og kan kun læses af serveren.
• Databasens administratornøgle bruges aldrig i browseren eller i appen. Hver ændring kontrolleres automatisk for, at ingen hemmelig nøgle er havnet i koden, der sendes til browseren.
• På telefonen gemmes login i telefonens sikre lager, og Android tager ikke backup af appens data.

Hosting og backup

• Database, filer og web-app kører på servere i EU (Irland).
• Backup: Supabase Pro tager en sikkerhedskopi af databasen hver dag og gemmer de seneste 7 dage.

Logning og fejlrapporter

• Vigtige handlinger logges med hvem og hvornår, fx check ind og ud og rettelser til dem, nøgler, profiler, rettigheder og kunder.
• Fejlrapporter sendes uden kendte personoplysninger. CPR- og telefonnumre i fejlbeskeder maskeres.

Position

• Appen spørger kun om adgang til positionen, mens den er i brug, og måler kun ved check ind og check ud.

Senest opdateret oktober 2026.